利用とデータの取り扱い
無料ツールと共有ルームの違い
無料ツールは保存しない下書き作成補助です。有料の事業所共有ルームは、登録アカウントと招待・権限に基づき記録を保存・共有します。以下を分けてご確認ください。
事業所共有ルームで保存する情報
事業所名、担当者名、メールアドレス、パスワードのハッシュ、子どもの表示名、同意確認日、記録本文・強み・支援のヒント、家庭と事業所の気づき、任意の体温・検温日時、お休みの日付・理由・確認状態、事業所報告の添付写真、連絡の確認者と確認時刻、共有・確認済みの状態、招待や操作の情報を保存します。目的は、アカウント管理、記録の保管・共有、契約管理、不正利用防止、問い合わせ対応です。
記録本文・強み・ヒント・子どもの表示名・気づき投稿・体温情報・お休み理由・添付写真は、アプリケーション側で暗号化して保存します。氏名・メールアドレス等の全項目を暗号化する設計ではありません。保存先は運営サーバーの非公開領域です。記録本文をAIへ自動送信する機能はありません。
写真・体温・お休み連絡と音声入力補助
写真は事業所の記録と同じ共有範囲で扱い、下書きの写真は保護者に表示しません。体温とお休み連絡は対象の子どもに招待された保護者と職員に共有されます。写真に写る方の同意と写り込みを確認してください。職員の確認操作により、事業所全体で連絡の確認状態を共有します。
共有ルームの音声入力補助にもブラウザの音声認識機能を使います。ブラウザ提供元等に音声が送信される場合があります。氏名・住所や周囲の会話を含めず、認識結果を確認してから入力欄へ追加してください。本サービスは音声ファイルを保存せず、追加した文字は保存操作で記録として保存します。
写真付き報告の印刷・PDF保存は1件ずつ行えます。JSON形式の一括出力には写真ファイルは含みません。出力・印刷したデータは利用者の管理下となります。
Square決済について
月額契約の決済・本人認証・継続課金のため、事業所名・契約担当者のメールアドレス・契約情報をSquareに送信します。カード情報はSquareの入力欄で処理され、本サービスのサーバーにはカード番号・セキュリティコードを保存しません。カード登録用の一時トークンは暗号化して処理中のみ保管し、カード登録完了時に削除します。契約ID・顧客ID・カードID・請求状況と自動更新への同意日時を保存します。子どもの記録本文を決済サービスへ送信することはありません。
共有ルームの閲覧範囲
職員は所属事業所の記録を扱います。保護者は招待された子どもについて、職員が共有した記録だけを閲覧できます。職員の下書きは保護者に表示されません。気づき欄は、その子どもに招待された保護者全員と事業所の職員に共有されます。招待前に事業所が同意と共有範囲を説明します。
運営の通常管理画面は契約やアカウント管理用で、記録本文を表示しません。ただし、サーバーを管理する運営が技術的に一切アクセスできない仕組みではありません。保守・障害・問い合わせ対応のために必要な範囲で取り扱う場合があります。
保存期間・訂正・削除
契約終了後の出力期間と削除予定日は販売条件で案内します。共有の取り消しやアクセス停止は事業所管理者等が行えます。記録の訂正は一度共有を取り消してから行います。削除、開示、アカウントの復旧については、事業所または運営へご連絡ください。受け取った人が保存したコピーは、共有解除では消えません。
共有ルームのセッションと操作情報
ログイン維持のCookie、操作履歴、利用制限のためのIPアドレス由来のハッシュを使用します。招待リンクとパスワード再設定リンクは期限・回数を制限します。アクセス停止時は既存のログインも無効にします。アクセスログ等は運営サーバーの設定に従います。
以下は無料ツールについて
入力できる情報
公開の体験ツールです。実名、学校名、施設名、住所、連絡先、そのほか個人を特定できる内容は入力しないでください。氏名を消しても、詳しい状況の組み合わせから本人が分かることがあります。架空の例や、個人を識別できない内容でお試しください。
入力補助モード
入力内容はブラウザ内で項目ごとに整理します。文章を運営サーバーへ送信せず、Cookieやブラウザの永続保存領域にも記録本文を保存しません。ページを閉じる・再読み込みすると入力は失われます。
AIによる文章整理を選んだ場合
AI機能は運営が接続を有効にした場合に選択できます。チェックを入れて下書き作成を実行すると、活動、観察メモ、支援、反応、強み、次回の案を運営サーバー経由でOpenAI APIへ送信します。記録日は送信しません。本ツールの運営サーバーには記録本文を保存しません。APIへのリクエストではstore:falseを指定しますが、外部提供元での保持等は同社の適用規約とデータ取り扱い条件に従います。自動匿名化や第三者への一切の送信がないことを保証するものではありません。
音声入力
対応ブラウザの音声認識機能を使います。ブラウザ提供元などの外部音声処理サービスに音声が送信される場合があります。利用前に確認画面を表示します。本ツールは音声ファイルを保存しません。利用環境が不明な場合は文字入力をご利用ください。
アクセス・利用回数の情報
AI接続時は不正利用や過剰なリクエストを抑えるため、セッション用Cookieと、日ごとに切り替わるIPアドレス由来のハッシュ値・回数を使用します。回数データに記録本文は含めません。サーバーのアクセスログにはIPアドレスやアクセス時刻などが残る場合があり、管理は運営サーバーの設定に従います。本配布版はアクセス解析タグを追加していません。
コピー・保存・印刷
利用者がコピー、ダウンロード、印刷した内容は、利用者の管理下になります。共用端末では、作業終了後に入力と結果を消し、ダウンロード先やクリップボードにもご注意ください。
運営
特定非営利活動法人えんとかく